Dieci consigli per usare Google Drive al meglio per la vostra azienda

google drive offre 1TB di spazio

Google Drive è una gran cosa, specialmente per chi viaggia molto o è spesso in giro per lavoro. Permette di fare molte cose senza doversi ricordare di portare con sé i documenti e gli strumenti di lavoro. Forse però, non tutti lo sfruttano la massimo delle sue potenzialità.

Per questo, Google ha diffuso un decalogo che può rivelarsi molto utile se per voi Drive ha ancora dei segreti, sebbene siano 240 milioni gli utenti con un account Google. Ecco, dunque, dieci consigli per usare il cloud di Mountain View al meglio per il vostro lavoro partendo dal presupposto che Drive for Work offre fino a 5 terabyte di spazio.

1. Inviare allegati di grandi dimensioni direttamente dalla vostra mail
Grazie all’icona integrata all’interno del messaggio, potete inviare allegati di dimensione superiore al limite di 25 Mb direttamente dalla casella di posta. Il destinatario riceverà un messaggio con un link dal quale potrà scaricare l’allegato.

2. “Suggerire” delle modifiche senza cambiare la forma del documento
Potete autorizzare i vostri colleghi a proporre delle modifiche a un testo, senza dare la possibilità di modificare il documento: non verrà apportata alcuna correzione senza l’autorizzazione dei revisori che potranno accettare o rifiutare le modifiche proposte. Se confermerete la modifica il documento verrà aggiornato automaticamente.

3. Evitare gli errori consultando la cronologia delle revisioni dei vostri documenti
Potete accedere alla cronologia delle revisioni direttamente da qualsiasi documento (Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google), qualora desideriate ritornare alla versione precedente del documento o vedere più nel dettaglio le modifiche apportate dai colleghi.

4. Tradurre i vostri documenti Google in un click senza cambiare interfaccia
Con un semplice click, potete tradurre i vostri documenti Google (Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google) in una delle 53 lingue disponibili. Il procedimento è veramente semplice e rapido: Google traduce in tempo reale il vostro documento creando automaticamente una copia.

5. Raccogliere insieme i dati grazie ai moduli
Grazie ai moduli di Google, potete raccogliere rapidamente, e in tempo reale, i dati che vengono riuniti automaticamente in unico foglio di calcolo Google. Potete poi condividerli con i vostri colleghi o con collaboratori eterni all’azienda semplicemente girando il link del modulo. In più, i moduli possono essere personalizzati con la carta intestata della vostra impresa utilizzando i colori, i caratteri e le immagini che desiderate.

6. Consultare e modificate i vostri file Microsoft Words, Excel e Power Point salvati su Google Drive
Alcuni dei file più comunemente archiviati su Drive sono file Word, Excel e PowerPoint. Google ha raggiunto la piena integrazione di Quickoffice in Docs, Sheets e Slides, così da poter aprire e modificare questi documenti in Modalità compatibile con Office direttamente su Android e su browser Chrome.

7. Semplificare usando dei modelli di Google Documenti
La galleria di modelli che Google Drive propone, vi permetterà non solo di utilizzare diversi modelli preimpostati, ma anche di proporre dei modelli di documenti con la carta intestata dell’azienda che i vostri dipendenti potranno utilizzare.

8. Continuare a lavorare qualunque cosa accada, in tutte le circostanze
La connessione non va? Siete in viaggio di lavoro? Non è questo che vi farà smettere di lavorare (purtroppo)! Grazie all’accesso ai file offline che potete configurare sul vostro pc, potrete consultare i vostri Documenti Google ovunque voi siate; anche se non avete accesso a Internet potrete modificate i vostri documenti che saranno automaticamente aggiornati e sincronizzati nel momento in cui sarà di nuovo disponibile la connessione.

9. Restare “mobile”
Grazie all’applicazione Drive per mobile, allegate, condividete, organizzate, importate, e salvate i vostri allegati e Documenti Google direttamente dal vostro tablet o sul telefono.

10. Un universo dei numerosi add-on Google Apps
Sempre più aziende propongono add-on per le soluzioni Google for Work e in particolar modo per Google Drive con l’obbiettivo di andare oltre la collaborazione, migliorare la sicurezza, o ancora fornire funzionalità di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro. Una breve riceca potrebbe portarvi a trovare la soluzione adatta alle vostre esigenze.

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